©Juhani Linna, Aulikki Hyrskykari

Tekstimuotoisella datalla tarkoitetaan tässä luonnollisella kielellä tuotettua, digitaalista informaatiota kuten raportteja, esseitä, runoja, kirjoitelmia tai artikkeleita. Tekstimuotoisen datan käsittelyyn on omat työkalunsa, jotka sisältävät kielioppia, taittoa, luettavuutta ja julkaisutekniikkaa tukevia toimintoja. Tunnetuin näistä on Microsoftin Word. Työkalujen ja tekstidatan luonteen tuntemus on hyödyksi paitsi tekstidokumentteja luotaessa ja muokattaessa, myös niitä analysoitaessa.

Wordista ja sen omista tiedostotyypeistä .docx (uusi) ja .doc (vanha) on tullut 90-luvun jälkeen käytännössä synonyymejä tekstinkäsittelylle. Wordin omia tiedostotyyppejä kutsutaan usein dokumenteiksi, ja ne voivat sisältää tekstin lisäksi laaja-alaisesti erilaisia graafisia muotoiluja, kuvia ja mahdollisesti myös videota ja ääntä. Kuten Excelin .xlsx-tiedostot, myös .docx-tiedostot voivat sisältää makroja eli tiedostoon upotettuja pienoisohjelmia. Muita tekstitiedostotyyppejä ovat esimerkiksi muotoilematonta tekstiä sisältävä .txt, joka on esimerkiksi Notepadin oma tiedostomuoto, muotoillun tekstin alkeellinen yleistiedostotyyppi .rtf, joka on esimerkiksi WordPadin oma tiedostomuoto, sekä OpenOfficen ja LibreOfficen tektinkäsittelytiedostotyyppi .odt. Kaikki nämä tiedostomuodot aukeavat myös Wordissa ja myös tallennus niihin on mahdollinen, mutta työskenneltäessä tiedostotyyppinä on useimmiten syytä pitää .docx, jotta työ tallentuu juuri sellaisena kuin olet tarkoittanut.

Tekstimuotoisen datan muotoilussa tavoitellaan usein luettavuuden parantamista ja esteettistä kiinnostavuutta. Kuten aikaisemmissakin teemoissa, tässäkin teemassa keskitytään tekniseen tekemiseen luovuuden sijaan. Vaikka tekstissä itse sisältö on useimmiten muotoa tärkeämpi, ulkonäköön ja luettavuuteen on syytä satsata. Tässä informaatiota ja laadukkaita sisältöjä pursuavassa ajassa kömpelön ulko- tai kieliasun omaava dokumentti herättää ei-toivottuja mielikuvia ja jää usein lukematta.