©Juhani Linna, Aulikki Hyrskykari

Kuten todettua, soluun viitataan sarakkeen kirjaimen ja rivin numeron avulla: esimerkiksi B2, C32 tai CA765. Soluviittauksia on kahdenlaisia: suhteellisia ja absoluuttisia.

Suhteellinen soluviittaus tarkoittaa, että soluun viitataan sen suhteellisella sijainnilla. Jos esimerkiksi solusta B2 viitataan soluun B6, se tarkoittaa suhteellisessa vittauksessa ”sama sarake, neljä rivia alemmas”. Suhteellinen viittaus on Excelissä viittauksen oletustapa, eli sen käyttöönotto ei vaadi erityisiä toimia. Hyödyt tulevat näkyviin silloin, kun kaavasisältöjä ja viittauksia halutaan kopioida muihin soluihin. On esimerkiksi sangen tavallista, että rivin solujen kaavan halutaan koskevan vain ko. rivin tietoja. Kun kaava kopioidaan uudelle riville, suhteellisen soluviittauksen ansiosta se päivittää itsensä automaattisesti koskemaan uutta riviä.

Absoluuttinen soluviittaus viittaa aina samaan soluun ja on tarpeen esimerkiksi, kun lomakkeessa tai taulukossa käytetään vakioita. Absoluuttinen soluviittaus saadaan kir­joit­ta­mal­la sarakkeen ja/tai rivin nimen eteen ”$”-merkki. Siispä viittaus $X$n py­syy kaavoja kopioitaessa aina viit­tauk­sena soluun Xn, se ei muutu suhteessa sii­hen kohtaan johon kaava kopioidaan.

Vasemmalla olevassa kuvassa soluun D5 tehtiin kaava =C5*$C$2, eli laskettiin euroissa maksetun vaatteen arvo dollareissa. Kaava kopioitiin täyttökahvan avulla soluihin D6, D7 ja D8, ja kaavan ensimmäinen viittaus kasvoi aina yhdellä kun siirryttiin rivi alemmas. Toinen viittaus puolestaan osoitti aina vakioon C2 eli dollarin kurssiin. Soluun D8 kopioitui siten kaava =C8*$C$2, kuten kuuluikin.

Kaavat – joita on esitelty jo muutama – alkavat = -merkillä. Kaavojen tehtävä on tuottaa vastaussoluun haluttu tulos muiden solujen sisällöistä laskemalla. Allaolevassa kuvassa soluun L3 on laskettu punnitustulosten summa yksinkertaisella kaavalla. Huomaa, että kun aktivoit kaavarivin solusta jossa on kaava, kaikki kaavan soluviittaukset värikoodataan taulukosta. Tästä ominaisuudesta on hyötyä esimerkiksi silloin, kun halutaan tarkistaa tulivatko kaikki soluviittaukset mukaan kaavaan.

Funktiot ovat valmiiksi määriteltyjä kaavoja, joita voi käyttää joko yksittäin tai yhdistellen. Yleisimmin käytettyjä ovat esimerkiksi SUMMA-funktio (SUM), JOS-funktio (IF) ja KESKIARVO-funktio (AVERAGE). Kaikkiaan funktioita on lähes 500, ja niitä on kuvattu esimerkiksi tällä Microsoftin sivulla. Vasemmalla oleva kuva havainnollistaa viiden tavallisen funktion toimintaa; solussa C2 on summafunktio, joka laskee yhteen solut A2 ja B2 – samaan lopputuloksen päästäisiin kaavalla =A2+B2. Solussa C3 on solujen A3 ja B3 keskiarvon laskeva funktio, solussa C4 solujen A4 ja B4 lukujen määrän laskeva funktio, solussa C5 solujen A5 ja B5 maksimiarvon palauttava funktio ja solussa C6 solujen A6 ja B6 miniarvon palauttava funktio.

Funktion voi syöttää soluun klikkaamalla funktionäppäintä () kaavarivillä, tai jotakin Aloitus (Home) välilehden Muokkaaminen (Editing) -työkaluryhmän valinnoista – pikavalintoina löytyvät Summa (Sum), Keskiarvo (Average), Laske numerot (Count Numbers), Maksimi (Max) ja Minimi (Min).