©Juhani Linna, Aulikki Hyrskykari

Office 365 on joukko selaimella käytettäviä toimistosovelluksia. Niihin kuuluvat mm. Outlook -sähköposti, OneDrive -pilvilevy tiedostojen tallentamiseen, kevytversiot Word-tekstinkäsittelyohjelmasta, Excel-taulukkolaskentaohjelmasta ja PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelmasta, OneNote-muistio ja kalenteri. Lisäksi palvelusta löytyvät esimerkiksi organisaation henkilöiden yhteystiedot. Koska Office 365 -palvelut sijaitsevat pilvessä eli Microsoftin hallinnoimalla verkkolevyllä, pääset niihin käsiksi mistä tahansa kunhan sinulla on selain ja toimiva verkkoyhteys.

Office 365:n kaltaiset ratkaisut otetetaan organisaatioissa käyttöön erityisesti siksi, että organisaation sisäiset tietotyötoiminnot -dokumenttien muokkaus ja hallinta, kalenteritoiminnot, viestintä – olisivat mahdollisimman yhteensopivia keskenään. Samalla voidaan keskittää tukitoimintoja tehokkaammin. Office 365:n käytön kohtalainen hallinta on Tampereen yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille välttämätöntä.

Office 365:een kirjaudutaan esimerkiksi osoitteessa https://portal.office.com. Jos haluat suoraan sähköpostiisi, toinen vaihtoehto on käyttää osoitetta outlook.com/tuni.fi. Sisäänkirjautuessasi käyttäjätunnus annetaan muodossa etunimi.sukunimi@tuni.fi. Salasana on tunnukseesi liitetty salasana. Älä koskaan kirjaudu palveluihin tuntemattomista lähteistä tulleiden linkkien kautta, sillä ylopiston tunnuksia kärkkyvät myös rikolliset tahot.

Onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen ensimmäisenä aukeaa joko yleisnäkymä sovelluksiin, dokumentteihin ja viimeaikaiseen toimintaan, tai suora sovellusnäkymä  (kuten Outlook-sähköposti, joka lienee monelle se käytetyin Office 365 -palvelu. Linkkejä muihin palveluihin saa näkyviin kaikissa tapauksissa nk. vohvelivalikon kautta (ks. kuva vieressä). Tampereen yliopistossa monet sovellukset ovat sangen vähäisellä käytöllä eikä esimerkiksi Delveä, Planneriä tai PowerAppsiä käydä läpi tällä kurssilla, mutta voit toki halutessasi tutustua niihin ja miettiä olisiko niistä sinulle hyötyä.

Toimisto-ohjelmien suhteen on hyvä ymmärtää selainversioiden ja työpöytäversioiden (desktop version) ero. Kurssilla käytetään molempia. Kaikki Office 365 -ohjelmat ovat selainversioita, joiden etuna on se että niitä voidaan käyttää miltä tahansa tietokoneelta jossa on selain. Haittapuolena on se, että selaimien rajoitteista johtuen niiden toiminnallisuus on rajatumpaa kuin tietokoneelle asennettavilla työpöytäversioilla, joita ovat esimerkiksi tietokoneluokkien Word 2016 ja Excel 2016 sekä opiskelijoille ilmaiseksi tarjolla oleva Office Pro Plus -paketti, josta löytyvät mm. Word, Excel, PowerPoint ja OneNote. Tätä kirjoittaessa (maaliskuu 2019) asennusohjeet ovat vielä päivittämättä Tuni.fi-aikaan. Jos sinun tarvitsee asentaa Office365 keväällä 2019 ja kohtaat ongelmia, käänny IT Helpdeskin puoleen. Teeman 1 harjoituksista voi selvitä myös selainversioilla, mutta Teeman 2 ja Teeman 3 harjoituksiin vaaditaan ohjelmien työpöytäversiot.

Office 365:n käyttö onnistuu ainakin jotenkuten myös mobiililaitteiden selaimilla, mutta mobiilikäyttöön on suositeltavaa ladata omat sovellukset kullekin ohjelmalle. Niitä on saatavilla sekä Android– että iOS-laitteille.

Office 365 ja vuoden 2019 muutokset

Office 365 -palvelua päivitetään asteittain vuonna 2019. Huomaa, että ennen vuotta 2019 palvelun käyttöönottaneilta opiskelijoilta vaaditaan toimenpiteitä paitsi tuni.fi-tunnuksen aktivoinnin, myös Office 365 -palveluiden suhteen. Toimenpiteet koskevat erityisesti Office 365 -sovelluksia omilla laitteilla käyttäviä – Office-työkaluihin ja Outlookiin on vaihdettava tuni.fi-tunnus. Ajantasaisin ohjeistus löytyy täältä.

Outlook-sähköposti

Kaikki uudet opiskelijat saavat Office 365:een liitetyn sähköposti­osoitteen sekä 50 GB tallennustilaa viesteillä. Sähköpostiosoite kannattaa opetalla ulkoa – se on useimmilla muotoa

• etunimi.sukunimi@tuni.fi

Jos sinulla on yliopistolla täyskaimoja tai sinulla on suomalaisesta poikkeava nimirakenne, sähköpostiosoitteessasi voi olla muitakin osia. Opiskelijoiden edellytetään seuraavan tuni.fi-sähköpostiaan. Opiskeluun ja kursseihin liittyvät postit lähetetään tähän – ja vain tähän – osoitteeseen, jotta vastaanottajan identiteetistä voidaan olla varmoja. Halutessasi voit toki ohjata postit toiseen sähköpostiohjelmaan (rattaan kuva / Sähköposti / Tilit / Edelleenlähetys), mutta useimmat opettajat vaativat opiskelijoiden tietosuojan takia, että viesteihin vastataan nimenomaan tuni.fi-tilin kautta. Yliopiston sähköpostien tietoturva on kohtalaisen hyvällä tasolla, mutta älä silti levittele sähköpostiosoitettasi turhaan jottei se päädy roskapostilistoille. Tiliin liittyvä salasana on pidettävä vain omassa tiedossa.

Sähköpostin päänäkymä on esitetty ylläolevassa kuvassa. Kuvassa on näkyvissä mm.

• Sovellusvalikoiman paljastava vohvelivalikko ja sen alla etsintäruutu (kohta 1)
• Kansiovalikko – kuvassa valittuna näytettäväksi Saapuneet kansion sisältö (2)
• Saapuneet viestit -listaus (3)
• Uuden viestin luomistoiminto (4)
• Valitun viestin poistotoiminto (5) – kuvan tapauksessa valittuna oleva Harrin viesti siirtyisi Poista-valinnalla roskakoriin
• Saapuneiden viestien suodatusvalikon, jolla voit määrittää mitkä viestit näytetään ja missä järjestyksessä (6)
• Valitun viestin sisältö (7) tai viestin kirjoitusruutu, riippuen siitä oletko lukemassa viestiä vai kirjoittamassa sitä
• Vastaustoiminto (8)
• Viimeksi tehdyn toiminnon kumoamistoiminto (9) – kaikkia toimintoja ei voi kuitenkaan kumota
• Asetukset-valikko (10), jonka takaa löytyvät viestien käsittelyyn, tiliin ja asetteluun liittyvät asetukset. Vieressä ohjevalikko.

Sähköpostia tulee opiskeluaikana ja usein myös työelämässä käytettyä paljonkin, ja sen tehokkaaseen ja tietoturvalliseen käyttöön kannattaa hieman panostaa. Monet perusperiaatteet kuten viestiketjut ja viestien suodattaminen ovat samantyylisiä muissakin kommunikointisovelluksissa. Ajantasaisia ohjeita löytyy ohje-valikon takaa, mutta alla käydään läpi muutama perusasia.

Asetusten muuttaminen tapahtuu ratasvalikon kautta (rattaan kuva / Sähköposti). Asetuksia on paljon ja niitä voi selata vasemman puoleisesta valikosta tai etsiä sopivaa hakuruudun kautta. Asetuksista voit määrittää mm. saapuvien postien edelleenlähetyksen, automaattisen poissaoloviestin ja omia suodatussääntöjä, sekä tarkistaa oman tilisi postilaatikon käyttäasteen. Lisäksi boit  säätää monia Outlookin ulkonäköön ja asetteluun liittyviä asioita värivalikoimista alkaen.

Viestin kirjoittaminen tapahtuu oikeanpuoleisessa palstassa (joko Vastaa-painikkeesta tai  uuden viestin kohdalla valitsemalla Uusi). Jos olet asettanut itsellesi automaattisen allekirjoituksen asetuksista, pitäisi tämän allekirjoituksen näkyä viestikentän lopussa. Kopio– ja Piilokopio-kenttiin (cc = carbon copy, ja bcc = blind carbon copy) kirjoitetaan niiden vastaanottajien osoitteet joille haluat lähettää viestin ”tiedoksi”. Kopiokentän osoite näkyy vastaanottajille, mutta piilokopiokentän osoite ei. Käytäntö on, että Vast.ottaja (to): kenttään kirjoitetaan se henkilö, jolta odotetaan reagointia asiaan, kun taas yleensä cc: ja bcc: kenttien saajat eivät ole reagointivelvollisia. Piilokopio-kentän (bcc:) vastaanottaja ei tule viestin saajille näkyviin.

Uusien kansioiden luonti ja suodatinsääntöjen käyttö. Outlookissa viestejä voi järjestellä omiin kansioihin yksinkertaisesti raahaamalla, mutta viestit voi halutessaan ohjata tiettyyn kansioon myös automaattisesti – esimerkiksi tiettyä projektia koskevat viestit tai jonkun aiheen uutiskirjeet voi kerätä automaattisesti omiksi kokoelmikseen. Uuden kansion voit luoda + -merkistä painamalla. Jos esimerkiksi haluan suodattaa itselleni lähettämäni postit Oma arkisto– kansioon, luon ensin kansion ko. nimellä, ja lisään sitten asetusten kautta uuden Saapuneet-kansion säännön.

Valmis sääntö voisi näyttää suurinpiirtein vasemmalla olevan kuvan kaltaiselta. Ehtoja voi lisätäsamaan sääntöön useita, mutta se on harvoin tarpeen. Säännön nimi on Arkistosääntö, se on voimassa viesteille jotka tulevat lähettäjältä X ja se siirtää nämä viestit automaattisesti kansioon Oma arkisto – ne eivät siis näy Saapuneet -kansiossa.

Säännöt voivat olla joissakin tapauksissa käteviä, mutta niiden luomisessa kannattaa käyttää harkintaa. Luodut suodatussäännöt on nimittäin helppoa unohtaa päälle, ja jos olet asettanut tietyn lähettäjän viestit menemään automaattisesti johonkin toiseen kansioon, saatat unohtaa tarkistaa mitä kansioon itse asiassa on mennyt.

Microsoftin Outlook-ohjeet
Videokoulutus

OneDrive (for Business) -pilvilevy

Toinen käytetty Office 365 -palvelu on 1000 GB:n pilvilevy OneDrive for Business. OneDrive on yksinkertaistaen sanottuna verkkolevyllä sijaitseva tallennuspaikka opiskelijan omille tiedostoille. Levyn sisällöstä otetaan säännöllisesti varmuuskopioita Microsoftin toimesta. Vaikka tiedostojen täsmällistä sijaintia ei käyttäjille paljastetakaan, OneDriven voidaan sanoa olevan huomattavasti esimerkiksi muistitikkua turvallisempi ja useimmiten myös käytettävämpi vaihtoehto tiedostojen säilytykselle. Lisäksi sen kautta on kätevää jakaa tiedostoja ja kansioita esimerkiksi ryhmätyötilanteissa.

Microsoftin uudemmista Office-ohjelmista (sekä selain- ja työpöytäversioista) voi tallentaa OneDrive-levylle (tai levyille, jos sinulla on useampi OneDrive) suoraan. Kun otat käyttöösi Office Pro Plus -paketin, saat OneDrive-kuvakkeen myös kotikoneidesi työpöydälle jolloin sisältöön pääsee käsiksi myös suoraan ilman selainta (OneDrive käyttö mikroluokissa).

Tiedostojen ja kansioiden jakaminen on yksi OneDriven päätoiminnoista, ja sen hallitseminen kuuluu perustaitoihin. Sekä kansioita että tiedostoja voi jakaa periaatteessa kahdella tavalla – jakamalla tietyille henkilöille oikeuksia ko. sisältöön, tai jakamalla linkillä. Oikea tapa riippuu käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi ryhmätyönä muiden yliopiston opiskelijoiden kanssa toteutettavan projektin materiaalit sisältävä kansio on paras jakaa kutsumalla henkilöitä siihen. Allaolevassa kuvassa Juhani jakaa projektikansion Anniinan kanssa klikkaamalla ensin kansion Jakaminen -tietoa (ks. ylläoleva kuva) ja sen jälkeen Myönnä käyttöoikeus (Grant access) -valikkoa. Anniinan tiedot löytyvät nimihaulla, ja samalla voitaisiin lisätä useampi käyttäjä. Huomaa, että käyttöoikeuksien tasoja on kaksi – katseluoikeus ja muokkausoikeus. Pelkän katseluoikeuden saavat eivät voi muokata kansion sisältöä, vaikka näkevätkin sen. Henkilöt, joille olet jakanut sisältöä pääsevät siihen käsiksi omassa OneDrivessään valitsemalla Jaettu kanssani (Shared with me).

Toinen jakamisen päätapa on linkillä jakaminen. Kun valitset kansion tai tiedoston, saat näkyviin Kopioi linkki -toiminnon. Siitä painamalla OneDrive luo linkin, jonka jakamalla voit antaa muokkaus- tai tarkasteluoikeudet kohteeseen (kuva alla). Linkin asetuksista voit määritellä linkin käyttöoikeuden laajuuden ja Kuka tahansa -vaihtoehdossa asettaa halutessasi vanhenemispäivän, jonka jälkeen linkki ei enää toimi. Oletusarvoisesti Kuka tahansa -linkit vanhenevat Tampereen yliopiston Office365 -apvelussa viimeistään 180 päivän kuluttua niiden luomisesta. Kopioi valinnalla linkki tallentuu leikepöydälle, josta sen voi liittää esimerkiksi sähköpostiin (pikanäppäin Ctrl+V Windowsissa ja ⌘+V Macissä).

Jakamisen poistaminen on yhtä tärkeä taito kuin itse jakaminen. Se tapahtuu sekä henkilökutsumisen että linkkijakamisen tapauksissa käyttöoikeuksien hallinnassa eli samassa paikassa kuin henkilöiden lisääminen. Henkilön oikeudet voidaan poistaa vaihtamalla käyttöoikeudet valinnaksi Lopeta jakaminen (kuva vieressä), ja linkillä jakaminen voidaan lopettaa poistamalla linkki ruksista sen vieressä.

Linkillä jakamiseen liittyy kolme muistettavaa asiaa. Ensinnäkin Kenen tahansa käytettävissä olevien linkkien kanssa on hyvä pitää mielessä, että pääsy linkin osoittamaan tiedostoon on todellakin kaikilla joilla on pääsy linkkiin – sitä voidaan kopioida ja edelleenlähettää. Toiseksi, koska linkkien täytyy olla uniikkeja, ne ovat usein sangen pitkiä ja katkeilevat meilatessa ja käsipelillä kopioitaessa. Voit kokeilla kopioida esimerkiksi seuraavaa linkkiä https://tuni-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/juhani_linna_tuni_fi/ERl_p44Wt49Flcl0z0roIBIB_9sKdqxvJDiP0GphTnzK2w?e=d5XMKV. Jos saamasi linkki ei tunnu toimivan, katso onko se kopioitunut kokonaan. Kolmanneksi on syytä muistuttaa, ettei tuntemattomista lähteistä tai epäilyttävältä näyttäviä linkkejä tule klikkailla.

Yksittäisiä tiedostoja voidaan jakaa myös suoraan Office365 -ohjelmissa, tästä enemmän kappaleessa Ryhmätyö.

Tietohallinnon OneDriven käyttöönottoohjeet (omalla koneella)
Microsoftin OneDrive-ohjeet

OneNote online -muistio

OneNote on Microsoftion versio muistiotyökalusta, joista tunnetuin lienee Evernote. OneNote pyrkii olemaan eräänlainen elektroninen muistilehtiön korvike, johon mahtuu lähes rajattomasti tietoa. Muistiinpanot organisoidaan ensin muistikirjoihin ja edelleen osioihin ja sivuihin, jotka voi nimetä ja värikoodata (ks. kuva). Muistikirjat voivat olla yhteisiä esimerkiksi projektissa.

OneNotessa on useita muistiin panemista helpottavia ominaisuuksia, kuten automaattiset päivämäärät, tehtävälistojen priorisointi ja yhteistoimintakalenterin kanssa. Valikkorakenteet ja toiminnot ovat hyvin samanoloisia kuin muissa Office 365 -ohjelmissa kuten Wordissa. Se tukee myös piirtämistä ja työpöytäversio pystyy tunnistamaan kohtalaisella tarkkuudella käsiinkirjoitettua tekstiä – tämä ominaisuus on järkevästi käytettävissä lähinnä silloin, jos käytät kosketusnäytöllistä laitetta jolle kirjoitat stylus-kynällä.

Microsoftin OneNote Online -ohjeet

Word, Excel ja PowerPoint online

Office 365 tarjoaa suhteellisen edistyneet selainversiot (myös: onlineversiot) myös niistä kaikkein tutuimmista Office -ohjelmista eli tekstinkäsittelyohjelma Wordistä, taulukkolaskentaohjelma Excelistä sekä esitysgrafiikkaohjelma PowerPointista. Selainversiot näyttävät ulkoisesti samoilta kuin työpöytäversiot, ja niillä voi tehdä pitkälti samoja asioita. Jos avaat selaimella Word-, Excel- tai PowerPointtiedostoja OneDrivessä, ne avautuvat ensisijaisesti selainversioihin. Tämä on kätevää esimerkiksi silloin, kun haluat vain katsoa dokumenttia tai tehdä siihen pieniä muutoksia.

Vaativampaan työskentelyyn suosittelemme käyttämään työpöytäversioita, jotka ovat selainversioita monipuolisempia ja vakaampia.

Microsoftin Word Online -ohjeet
Microsoftin Excel Online -ohjeet
Microsoftin PowerPoint Online -ohjeet

Sway

Sway on selaimella toimiva esitysgrafiikkaohjelma ja oikeastaan vaihtoehto PowerPointille erityisesti silloin, kun halutaan tehdä ja jakaa melko yksinkertaisia esityksiä nopeasti.Sway pystyy myös muuntamaan – hieman vaihtelevalla menestyksellä – olemassaolevia PowerPoint -esityksiä Sway-esityksiksi. Se ei kuitenkaan sisällä lähimainkaan yhtä laajaa toimintovalikoimaa kuin esikuvansa.

Microsoftin Sway -esitysesimerkki
Microsoftin Sway -ohjeet

Kalenteri

Kalenterissa voit paitsi merkitä omia kokouksia ja muita tapahtumia, myös jakaa niitä muille käyttäjille ja vastaavasti seurata muiden jakamia tapahtumia. Voit myös lähettää linkin verkkokoukoukseen. Tampereen yliopistossa lisäksi jotkut tilavaraukset kuten opiskelijoiden ryhmätyöhuoneet hoidetaan Office 365 -kalenterisovelluksen kautta. Näillä tiloilla on oma kalenteri, jolloin niiden varaustilanne on mahdollista tarkastaa.  Oman kalenterisi vapaa/varattu tilanne on kaikkien yliopistolaisten nähtävissä, mutta tarkempia tietoja eivät muut näe ellet itse anna toisille käyttäjille laajempia tietoja. Jos et ole tehnyt yhtään merkintää, olet siis aina ”vapaa”.

Kalenteri on organisaatiossa sitä hyödyllisempi, mitä useampi sitä käyttää. Esimerkiksi turhilta vapaan kokousajan miettimiseltä voitaisiin välttyä kokonaan, jos kaikki kokousryhmäläiset käyttäisivät Office 365 -kalenteria. Samoin esimerkiksi kokousaikojen muistutukset ja verkkokokousten osallistumislinkit tulisivat luoduksi automaattisesti kokousten luonnin yhteydessä. Käytännössä kuitenkin kalenterikäytännöt ovat vielä kirjavia – moni käyttää paperista kalenteria tai sitten jotain toista sähköistä kalenterisovellusta.

Microsoftin Kalenteri -ohjeet