©Juhani Linna, Aulikki Hyrskykari

Opiskelussa ja työelämässä on taajaan tilanteita, joissa tavoitteellista toimintaa tehdään ryhmätyönä. Ryhmätyö voi olla lyhytaikaista, kuten projektin tai kurssityön tekemisessä, tai pitkäaikaisempaa kuten työtiimin tai ainejärjestön toiminnassa. Tietokoneavusteisessa ryhmätöissä korostuvat itse ohjelmien hallinnan lisäksi käyttöoikeuksiin, versionhallintaan ja kommunikointiin liittyvät asiat.

Käyttöoikeudet määrittävät sen, ketkä

pääsevät käsittelemään mitäkin dokumentteja ja millä oikeuksilla. Ketkä voivat olla Tampereen yliopiston Office 365:ssä joko

• kaikki joilla on linkki (Anyone with the link),
• oman organisaation (tuni.fi-päätteisen sähköpostiosoitteen omaavat) jäsenet (People in TUNI.fi with the link),
• henkilöt, joilla oikeus oli jo valmiiksi (People with existing access), tai
• organisaation osoitekirjasta nimeämäsi henkilöt (Specific people).

Käyttöoikeustyyppejä on kaksi. Kevyempi on ns. luku- (read-), tarkastelu- tai katselu (view-) oikeus. Nämä kaikki termit tarkoittavat, että käyttäjä pääsee käsiksi tiedostoon ja voi useimmiten myös ladata kopion siitä omalle laitteelleen, mutta hän ei voi muokata alkuperäisen dokumentin sisältöä. Toiseksi oikeudet voivat olla muokkaus- (edit) oikeuksia, jolloin käyttäjä voi katselun lisäksi muokata tiedostoja. Valinta näiden kahden välillä tehdään Office 365:ssä useimmiten valitsemalla jakaessa Salli muokkaaminen (Allow editing) tai poistamalla valinta (kuva oikealla).

Office 365:ssä käyttäjät voivat myös jakaa saamiansa oikeuksia myös eteenpäin, mutta jos ne ovat ristiriidassa alkuperäisten eli jaettavan kohteen omistajan määrittelemien oikeuksien kanssa, alkuperäiset oikeudet määräävät. Siis jos esimerkiksi olet määrittänyt kansiolle muokkausoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille (mutta et muille), organisaatiosi jäsenet eivät voi lisätä toimivia muokkausoikeuksia organisaatiosi ulkopuolisille jäsenille.

Uudessa Tuni-organisaatiossa linkit ovat voimassa maksimissaan 180 päivää – tämä siksi, että jakolinkit tuppaavat usein unohtumaan voimaan, vaikka niille ei olisi tarvetta. Lähtökohtaisesti tiedostoja on hyvä jakaa vain tahoille, joiden on päästävä niihin käsiksi (tai joiden toivot pääsevän niihin käsiksi), vain niillä oikeuksilla, jotka ovat tarpeen (luku/muokkaus) ja vain niin kauan kuin on tarpeen. Voit itse asettaa vanhenemispäiväksi 180 päivää varhaisemmankin ajankohdan.

Versionhallinta tarkoittaa mahdollisuutta palata saman dokumentin aiempiin versioihin – sen synonyymi Officessa on Versiohistoria (Version history). Ryhmätyötilanteessa on toisinaan tarpeen palauttaa jonkun dokumentin aiempi versio epäonnistuneiden muokkausyritysten takia, tai ylipäätään tarkastella ketkä ovat muokkauksia tehneet ja milloin. Sekä Officen online- että työpöytäversioissa versiohistoriaan pääsee käsiksi oikeassa yläkulmassa näkyvästä kellosymbolista (ks. kuva vasemmalla). Jos kuvaketta ei näy, valitse Tiedosto (File) ja Historia (History)  Versiohistoria listautuu kronologisesti, ja aikaisempia versioita pääsee tarkastelemaan – ja tarvittaessa tallentamaan – klikkaamalla.

Kommunikoinnilla tarkoitetaan tässä muokattavaan dokumenttiin liittyvää viestintää ryhmäläisten kesken. Tähän on toki monia suoria mahdollisuuksia – suosituimpina WhatsApp- ja Messenger-ryhmät – joista tässä esitellään Office-sovelluksiin integroidut. Reaaliaikaiseen kommunikointiin sopi keskusteluchatti, joka ilmestyy aktiiviseksi mikäli samanaikaisia muokkaajia on useampi kuin yksi. Muista muokkaajista ilmoitetaan oikeassa kulmassa (kuva alla, kohta 1), ja keskusteluruudun saa auki sinisestä kuplasymbolista (2). Chatti voi olla hyödyllinen, mutta on hyvä tietää siinä käydyt keskustelut eivät tallennu. Samoin sen toiminta työpöytä- ja selainversioiden välillä voi olla heikkoa – työpöytäversion käyttäjät saattavat joutua käyttämään chattiin Skype for Business -sovellusta. Jos haluat tallentaa dokumenttiin liittyvän pysyvän huomion, suositeltavaa on käyttää kommenttitoimintoa (3).

Tällä kurssilla keskitymme tekniseen tekemiseen, vaikka tietysti onnistunut ryhmätyö vaatii muutakin kuin työvälineiden teknistä hallintaa. Office 365:ssä ryhmässä tekemistä tuetaan teknisesti monellakin tapaa, mikä tekee kokonaisuudesta hieman sekavan. Kuten opimme edellisessä kappaleessa, OneDrive kansioita voi jakaa erityyppisillä käyttöoikeuksilla muille. Tämän lisäksi voit jakaa yksittäisiä dokumentteja hyvin samalla tapaa. Astetta monipuolisempaan ryhmätyöhön on tarjolla Ryhmät– ja Teams-työkalut, sekä SharePoint-palvelu, jolla voit luoda ryhmille ja tiimeille kokonaisia räätälöityjä sivustoja.

Yksittäisen dokumentin työstäminen ryhmässä

Ryhmätyössä on usein kätevämpää perustaa kansio ja jakaa se, jolloin koko kansion sisältö on kaikkien käytössä. On tavallista, että esimerkiksi lähdemateriaalidokumentteja tulee työskentelyn aikana lisää, ja niiden lisääminen jaettuun kansioon asettaa ne automaattisesti kaikkien niiden saataville, joille kansio on jaettu. Jokaisen dokumentin jakaminen erikseen on tietysti teknisesti mahdollista, mutta se on työlästä, altistaa virheille ja aikaansaattaa vaikeammin hallittavan kokonaisuuden.

Yhtäkaikki, yksittäisen dokumentin työstäminen ryhmässä on toisinaan perusteltua. Se tapahtuu sekä Office 365:n ns. Online-versioiden että Officen työpöytäversioiden ohjelmissa Word, Excel, PowerPoint ja OneNote Jaa (Share) -painikkeen kautta. Jotta jakaminen onnistuu muokkausoikeuksilla, dokumentin on oltava tallennettuna OneDrive-pilveen. Jos näin ei ole, ohjelma kehottaa tekemään niin – muuten vaihtoehtona on ainostaan dokumentin kopion jakaminen sähköpostin kautta (kuva oikealla). Huomaa, että sovelluksen (kuten Wordin tai Excelin) kautta jakaminen tuottaa saman lopputuloksen kuin OneDriven kautta jakaminen, ja OneDrive-sovelluksessa voimassa tiedostojen jakamisasetukset ovat yhteneviä sovelluksesta käsin tekemiesi asetusten kanssa.

Jos dokumentti on tallennettu Tampereen yliopiston OneDrive-levylle, jakamispainike avaa käyttäjälle samat vaihtoehdot kuin OneDrivessä jakamisessa (kuva alla).

Jakamispainike löytyy Office-ohjelmissa oikean yläkulman lähettyviltä (kuvan kohta 1). Aukeavasta ikkunasta voit valita jakamisen laajuuden (2), ja voit myös erikseen hakea tiettyjä henkilöitä yliopiston osoitehausta (3). Nämä henkilöt saavat jakamasi dokumentin näkyviin omassa OneDrivessään kansioon Jaettu kanssani. Huomaa, että vain nimeämäsi organisaation jäsenten saataville saattamasi tiedostot näkyvät heidän omassa OneDrivessään saatavilla olevina tiedostoina – tässä siis Pekan ja Jarkon. Muut tarvitsevat linkin.

Voit lähettää nimeämillesi henkilöille muotoilemasi tiedon (4) siitä, että olet jakanut heidän kanssaan jotain. Tämä onkin viisasta. Linkin voi kopioida leikepöydälle (5) ja viestin liitteeksi voi laittaa kopion dokumentista (6). Viestin lähetys tapahtuu Lähetä -valinnalla (7).

Ryhmät

Office 365 Ryhmät (Groups) ovat yksittäisen OneDriven tiedoston tai kansion jälkeen yksinkertaisin tapa ryhmässä tekemiseen. Ryhmällä on mm. jaettu sähköpostiosoite, tiedostokansio, kalenteri ja muistikirja. Ryhmäläisille ei siis tarvitse erikseen jakaa oikeuksia ryhmän tapahtumiin, viesteihin tai tiedostoihin, vaan lähtökohtaisesti kaikki ryhmän sisältö on ryhmäläisille saatavilla. Ryhmälle voi myös luoda räätälöityjä sivustoja SharePointissa.

Ryhmät, joihin kuulut (ja joita olet viimeksi tarkastellut) näkyvät Outlook-sähköpostin Ryhmät (Groups) -listauksessa (kuva oikealla). Uudessa Tampereen yliopistossa ryhmien luominen on kontrolloidumpaa kuin aikaisemmin – ryhmiä ei enää voi luoda suoraan Outlook-sovelluksessa. Se tapahtuu nyt http://groups.tuni.fi -sivulla. Toistaiseksi valittavissa on kaksi ryhmätyyppiä, jotka ovat Basic ja Organization. Näistä ensin mainittu on tarkoitettu määräaikaiseen (projekti-) työhön esimerkiksi opiskelijoille, ja jälkimmäinen pysyville ryhmille kuten ainejärjestöille. Basic-ryhmän hyväksyminen kestää noin 15 minuuttia, Organization-ryhmän pidempään ja se myönnetään vain perustelluista syistä. Tätä kirjoittaessa (maaliskuu 2019) groups.tuni.fi-sivua kannattaa sivun keskeneräisyyden takia käyttää vain ryhmän luomiseen omien, ja tehdä varsinainen käyttö Outlook-sovelluksen kautta.

Basic-ryhmän luominen – eli tilaaminen – on suoraviivaista (kuva alla). New Group-valinnan jälkeen valitaan ryhmän yksityisyysaste (yksityinen tai julkinen, kohta 1), ja sen jälkeen ryhmän näkyvä otsikko (kohta 2) ja suora osoite (3). Ryhmälle on kirjoitettava myös kuvaus (4). Ryhmän luoja on automaattisesti omistaja, mutta muitakin omistajia voi olla (5). Muut mahdolliset jäsenet – joita voidaan lisätä myös jälkikäteen – lisätään seuraavaksi (6). Ulkoisten käyttäjien salliminen (7) tarkoittaa, että ryhmässä voi olla myös Tampereen yliopiston ulkopuolisia jäseniä. Kohderyhmä-listaus (7) on toistaiseksi melko rajallinen, siihen voi valita Tampere University. Tilaus lähetetään valinnalla Order Group (8).

Kun tilauksesi on hyväksytty, ryhmään liitetyt jäsenet – sen luoja mukaanlukien – saavat siitä sähköpostiinsa ilmoituksen. Tämän jälkeen omistaja voi muokata ryhmää monipuolisesti oikean yläkulman rataskuvakkeesta (Ryhmän asetukset / Group settings). Voit esimerkiksi yhdistää ryhmään ulkopuolisia sovelluksia (Connectors-valinnalla) kuten Trellon, GitHubin tai ryhmän Facebook-sivun – näiden toiminnallisuus on tosin vielä kattavasti testaamatta. Lisäksi voit hallita sähköpostiasetuksia (Manage group email) ja muokata ryhmän yleisiä tietoja (Edit group settings).

Ryhmän omistaja ja jäsenet voivat lisätä uusia jäseniä klikkaamalla jäsenlistausta (kuva alla) ja valitsemalla Lisää jäseniä / Add members. Voit kutsua lisää jäseniä myös linkillä ryhmän asetusten kautta Invite others -valinnalla.

Ryhmäsivun tärkeimmät välilehdet ovat Keskustelut, Tiedostot, Kalenteri ja Muistikirja. Keskustelut-välilehdellä näkyvät ryhmän omaan sähköpostiosoitteeseen lähetetyt viestit – ja vain ne. Tiedostot-välilehdellä näkyvät ryhmän jakamat tiedostot, ja Kalenteri-välilehdellä kalenterimerkinnät. Office 365:ssä kalenterimerkinnät ovat sidotut johonkin sähköpostiosoitteeseen, tässä siis ryhmän sähköpostiosoitteeseen. Ryhmäläiset saavat merkinnät näkyviin myös henkilökohtaisessa kalenterissaan. Muistikirjaa käytetään OneNote-sovelluksen kautta.

Microsoftin Ryhmät-ohjeet.

Teams

Teams-sovelluksen toiminnallisuus on Tampereen yliopistossa vielä tätä kirjoittaessa vielä sangen keskeneräinen, eikä siihen perehdytä harjoituksissa.

Teams (Tiimit) on hyvin samantapainen sovellus kuin Groups (Ryhmät).  Edes Microsoftilta ei löydy kunnollista selitystä näiden kahden eroista, ja rinnakkaisessa käytössä on mahdollista aiheuttaa enemmän sekaannusta kuin järjestystä erityisesti, jos ryhmiin ja tiimeihin kuuluu samoja henkilöitä.  Voidaan kuitenkin ajatella että Tiimit on paljon laajempi ja monipuolisempi ja suunniteltu ehkä enemmän pitkäkestoiseen käyttöön ja useammalle jäsenelle. Tiimi on aina myös ryhmä (joko uusi tai olemassaolevaan Ryhmään perustuva), mutta ei toisinpäin.

 

Tiimit-sovelluksen käyttöliittymä on ylläolevan kuvan kaltainen. Vasemmalta navigointipalkista löytyvät ilmoitukset viimeaikaisista tapahtumista (kuvan kohta 1), chattiruutu, jossa voidaan käydä erilaajuisia keskusteluja (2), Teams-valikko, jossa näkyvät kaikki tiimisi (3), kalenteriin aikatalulutetut tapahtumat (4), käyttäjän tiedostot (5) sekä tehtävät (6), työkalu opetusorganisaatioille jota ei toistaiseksi Tampereen yliopistossa käytetä. Lisää toimintoja löytyy pistevalikon (7) takaa. Uuden Tiimin voi luoda Create team –valinnalla (8), ja olemassaolevaan tiimiin voi liittyä saadulla koodilla (9). Luomisen jälkeen Tiimeihin lisätään jäseniä samaan tapaan kuin Ryhmiin.

Yksi käyttäjä voi siis kuulua useampaan tiimiin, joita hallitaan ja käytetään Teams-valikon kautta. Kullakin tiimillä on oma kanavansa (channel), joihin voidaan lisätä välilehdille (tab) erilaisia resursseja: keskusteluja, tiedostoja ja sovelluksia. Jälkimmäinen on ehkä merkittävin ero ryhmään: Tiimit sallii myös monien Office 365:n ulkopuolisten sovellusten lisäämisen (kuva vasemmalla). Esimerkiksi Trello, Adobe Creative Cloud, GitHub ja EverNote ovat lisättävien sovellusten joukossa.

Microsoftin Teams -ohjeet.

SharePoint

SharePointi-sovelluksen avulla voit tehdä personoidun ryhmäsivuston ryhmällesi, tai esimerkiksi tiedostussivun projektillesi. SharePointia ei käsitellä tällä kurssilla.

Microsoftin SharePoint-ohjeet.